Ошибки руководителя отдела влияющие на продажи

Руководитель отдела продаж (РОП) является посредником между руководством компании и ее клиентами. В его подчинении сотрудники, влияющие на показатели продаж. Важно правильно выбирать руководителя и следить за его работой, чтобы повышать лояльность клиентов и увеличивать продажи. Рассмотрим основные ошибки на должности РОПа.

Как определить эффективность руководителя

РОП отвечает за организацию работы отдела продаж и выполнение запланированных показателей. В его обязанности входит планирование и контроль, анализ промежуточных результатов и мотивация сотрудников, составление отчетов и поддержание отношений с VIP-клиентами. Понять, что руководитель не справляется со своими обязанностями можно по следующим признакам:

• Отсутствие планирования. От умения правильно прогнозировать и планировать объемы продаж зависит многое. На основе плана продаж строится производственный план, а также персональный план для каждого менеджера. Без планирования и постановки конкретных задач сотрудникам компании невозможно добиться повышения показателей и рабочей дисциплины, что немедленно сказывается на прибыли компании.
• Использование CRM. В век цифровизации обязательным становится применение современных инструментов и систем для оптимизации работы отдела. Внедрение и настройка системы управления взаимоотношений с клиентами — обязательный пункт работы руководителя.
• Умение анализировать ситуацию и вовремя корректировать работу подчиненных также необходимы на должности РОПа. Если руководитель не использует в работе цикл последовательности «планируй-делай-анализируй-корректируй», рассчитывать на серьезное улучшение показателей не стоит.
• Совещания. Планерки играют большую роль в работе. Они позволяют мотивировать сотрудников и контролировать их работу, а также адекватно и своевременно оценивать состояние отдела и вовремя вносить необходимые изменения в работу. Руководитель не использующий этот инструмент оторван от коллектива и от процесса, а значит неэффективен. Рабочие встречи необходимо проводить каждый день, утром, днем и вечером.
• Инициатива. Хороший руководитель всегда инициативен, он доносит до руководства реальное положение дел и не просто критикует, а вносит предложения по улучшению рабочего процесса, используя для этого данные, полученные от сотрудников. Инициатива говорит о том, что описанные выше пункты выполняются и отдел работает правильно.
• Амбициозность. Во главе ОП должен стоять харизматичный лидер, четко понимающий свои задачи и цели, стремящийся к достижению максимальной эффективности сотрудников, способный увлечь и мотивировать персонал. Неактивный руководитель создает упадочное настроение в коллективе, что негативно влияет на объемы продаж.
• Живой интерес. Цели РОПа должны совпадать с интересами бизнеса. В таком случае возможен симбиоз, положительно влияющий на динамику продаж и обстановку в отделе. Необходимо найти правильные точки соприкосновения между ним и владельцами бизнеса, а затем сфокусироваться на них для достижения лучшего результата.
• Понимание маркетинга в процессе продаж. Маркетинг играет серьезную роль в развитии бизнеса. Руководитель отдела продаж должен уметь организовать работу по удержанию и вовлечению новых клиентов в соответствии с маркетинговой стратегией, вести отчетность, проводить обучение сотрудников работе по сценариям продаж, разработанным маркетологами и получать максимальную конверсию от входящего трафика. Без этого расходы на рекламу не имеют смысла. РОП, не уделяющий должного внимания этому вопросу, приносит компании прямые убытки.
• Участие в продажах. Несмотря на большой объем руководящей работы, глава отдела должен находить время для ведения нескольких клиентов, чтобы иметь прямой контакт с клиентом и оставаться в форме. Постепенное превращение руководителя из практика в теоретика пагубно сказывается на работе отдела.
• Обучение и мотивация сотрудников. Руководитель должен не только быть примером для коллектива, но и принимать непосредственное участие в работе каждого подчиненного. Проводить тесты и собеседования, для оценки текущего уровня сотрудников, заниматься обучением и развитием каждого из них. Вводить систему поощрений и вовлекать коллектив в работу. Ставить перед отделом амбициозные цели и учить добиваться их, оздоравливать рабочую атмосферу и не допускать появления рутины и обыденности.

Также для руководителя отдела продаж обязательным условием должна быть адекватная оценка клиентов и умение разрешать конфликтные и спорные ситуации, чтобы владелец бизнеса был уверен: любые сложности, связанные с процессом продаж, такие, как выполнение планов, работа с отделом снабжения и производством, вопросы оплаты и выполнения гарантийных обязательств компании находятся под контролем, а любая спорная ситуация будет решена быстро и с минимальными потерями.

Важно: при обнаружении критических ошибок в работе руководителя их нужно устранять максимально быстро, без ущерба для его репутации в коллективе и рабочей мотивации. Направляйте и поддерживайте руководителя, проводите персональные встречи с ним, и повышение показателей отдела продаж не заставит себя долго ждать. Сразу же подготовьте должностную инструкцию и определите ключевые показатели, для оценки эффективности работы и ее выполнения, а также четко обозначьте зону ответственности и полномочия руководителя в отделе, и в компании.

Все приведенные пункты можно использовать не только для определения квалификации руководителя, но и для его развития. Рекомендуется контролировать их выполнение и вовремя направлять РОПа, а также обучать и мотивировать его.

Взаимодействие с РОПом

Начиная работу с новым сотрудником или перестраивая взаимодействие со старым, необходимо совместно определить, каких целей он будет добиваться на своем месте для компании и для себя. Глобальные задачи — привести к конкретным стратегическим целям, а затем разработать тактику их достижения, чтобы руководитель двигался в четко определенном направлении и понимал свою мотивацию.

Часто владельцы бизнеса пренебрегают этим простым правилом, отстраняясь от РОПа сразу же после его вступления в должность. При этом ожидая от нового сотрудника инициативы. Не стоит пускать ситуацию на самотек, ведь достаточно уделить немного времени совместной работе над постановкой целей, задач и приоритетов, чтобы избежать недопонимания в будущем и в любой момент времени видеть прогресс в их достижении.

Не стоит также забывать про обучение и развитие руководителя, для чего необходимо составить совместно с ним программу личного развития. Хороший специалист сам заботится о своем развитии, но помощь от компании в виде оплаты курсов и тренингов никогда не будет лишней. Вместе с РОПом составьте план его личностного развития и способствуйте реализации — это инвестиции в будущее компании.

Ежедневные "летучки" с РОПом - залог эффективной работы всего отдела

Рабочие совещания

Большая ошибка, если руководитель отдела продаж не придает значимости частым рабочим совещаниям.

Несколько раз в день он должен проводить «летучки» с сотрудниками, на которых быстро обсуждаются текущие проблемы, проводится коллективное обсуждение и вырабатывается тактика дальнейшей работы. Вот примерная структура таких совещаний:

• короткое обсуждение промежуточных итогов работы;
• постановка задач и целей для сотрудников;
• работа над ошибками;
• динамика выполнения плана продаж;
• мотивация подчиненных.

По итогам «летучек» РОП получает информацию о намечающихся сделках, ближайших финансовых поступлениях и эффективности работы каждого сотрудника, а также дает советы и корректирует работу сотрудников. Записи можно вести на маркерной офисной доске, чтобы отслеживать прогресс отдела и добавлять мотивационно-соревновательный элемент в работу.

Первые результаты

Проверьте действующего руководителя отдела продаж, скорее всего им выполняются далеко не все из приведенных выше пунктов. В таком случае необходимо скорректировать работу. Самым сложным здесь становится преодоление сопротивления внутри отдела и нежелание РОПа осваивать новые бизнес-процессы.

Если столкнуть ситуацию с мертвой точки не получается, а новые инициативы блокируются коллективом, рекомендуется создать внутри компании второй отдел продаж. Такой метод успешно доказал свою эффективность на практике.

Создание конкуренции внутри компании позволяет быстро наладить дисциплину в действующем отделе, кроме того, дополнительно мотивирует сотрудников и руководителей, внося в работу элемент соревнования. Это наиболее действенный способ внедрения нововведений, при котором владельцы бизнеса получают дополнительные рычаги влияния и сохраняют свое доминирующее положение с минимальными затратами.